Galeri Copilot Prompt: Membangun Perpustakaan Prompt Tim

Galeri Prompt di Obrolan Microsoft Copilot adalah salah satu fitur yang paling jarang digunakan dalam tumpukan Microsoft 365 untuk organisasi yang meluncurkan Copilot dalam skala besar. Menurut pengalaman saya, hanya sedikit yang menggunakan semuanya, dan mereka yang memperlakukannya sebagai kenyamanan pribadi, di mana pengguna dapat memarkir perintah yang ingin mereka gunakan kembali. Itu bagus dan merupakan tempat yang bagus untuk memulai. Namun, untuk adopsi perusahaan dan perintah berbagi di antara kolega, Anda dapat melangkah lebih jauh dan menggunakannya sebagai pustaka perintah tim, departemen, atau bahkan perusahaan. Anda perlu menggabungkannya dengan Tim Microsoft Teams yang sesuai untuk mendapatkan manfaat penuh. Ketika Anda melakukannya, Galeri Prompt menjadi lapisan penyimpanan dan distribusi untuk perpustakaan cepat di seluruh organisasi, bagian yang hilang di sebagian besar program adopsi Copilot yang kesulitan untuk beralih dari eksperimen individu ke praktik tim yang berulang. Anda dapat menggunakan ini dalam peralatan AI yang akan digunakan oleh sebagian besar organisasi yang saya hubungi sehari-hari. Meskipun demikian, ini juga tidak sempurna dan kami juga menyerukannya

Artikel ini membahas tiga hal: peran Galeri Prompt sebagai perpustakaan pribadi, mekanisme untuk berbagi perintah yang disimpan ke dalam Tim Microsoft Teams, dan konfigurasi Tim untuk bertindak sebagai perpustakaan perintah di seluruh organisasi yang dapat dicari. Hal ini ditutup dengan pola tata kelola yang membuat semuanya dapat dipertahankan oleh CIO.

Galeri Prompt sebagai perpustakaan prompt pribadi

Galeri Prompt berada di dalam Obrolan Copilot Microsoft 365 dan menyimpan perintah yang telah dibuat atau disimpan oleh pengguna. Secara default, perintah yang disimpan hanya terlihat oleh pengguna kecuali dibagikan secara eksplisit ke dalam Tim. Galeri menyajikan tiga tampilan: perintah yang disarankan yang dikurasi Microsoft, perintah Anda (yang dibuat dan disimpan oleh pengguna), dan perintah Tim (perintah yang dibagikan dengan Teams tempat pengguna menjadi anggotanya). Jika Anda sebenarnya telah membagikan prompt ke Tim

Anda dapat mengakses perintah melalui Obrolan Copilot Microsoft 365, Copilot di Microsoft Teams. Aplikasi Copilot Prompt Gallery yang berdiri sendiri telah dihentikan pada bulan Juli 2025, dengan pengalaman yang digabungkan ke dalam permukaan Galeri Prompt di dalam Copilot Chat.

Alur kerja penyimpanannya sangat mudah:

1. Jalankan perintah di Copilot Chat.
2. Saat respons kembali, arahkan kursor ke perintah itu sendiri dan pilih ikon Simpan perintah.
3. Perintah tersebut muncul di tab Perintah Anda di Galeri Prompt, tersedia untuk digunakan kembali di Copilot Chat, Teams, dan Outlook.

Ini benar-benar berguna pada tingkat individu, namun nilai komersial hanya muncul ketika Anda memperlakukan perintah yang disimpan sebagai aset yang dapat digunakan kembali dan bukan pintasan pribadi. Seorang konsultan yang telah membuat ringkasan keuangan berbingkai CARE yang berfungsi seharusnya tidak menjadi satu-satunya orang dalam praktiknya yang dapat menjalankannya.

Berbagi perintah yang disimpan ke Tim Microsoft Teams

Mekanisme berbagi adalah jembatan antara penggunaan pribadi dan praktik tim. Dari tab Perintah Anda di Galeri Prompt:

1. Arahkan kursor ke perintah yang ingin Anda bagikan dan pilih Bagikan perintah.
2. Pilih Bagikan ke tim.
3. Pilih tim Microsoft Teams target dari daftar.

Setelah dibagikan, perintah tersebut dapat dilihat oleh setiap anggota Tim tersebut di bawah tab Perintah tim di Galeri Prompt dan aplikasi Perintah. Tidak ada langkah persetujuan terpisah, tidak ada pemberitahuan, dan tidak ada kemunculan otomatis di saluran itu sendiri. Anggota harus mengetahuinya untuk melihat perintah Tim, atau memasang aplikasi Prompt di suatu tempat yang terlihat.

Jalur alternatif adalah membagikan perintah sebagai tautan, yang dihasilkan dari menu Bagikan perintah, yang dapat dikirim melalui obrolan Teams, email, atau ditempelkan ke halaman SharePoint. Berbagi tautan berguna untuk distribusi lintas tim tetapi tidak memiliki daftar pusat yang disediakan oleh Berbagi tim.

Satu hal yang perlu diperhatikan dalam pengalaman Obrolan Microsoft Copilot terbaru, menu elipsis tradisional (tiga titik) dalam percakapan yang ada dalam banyak kasus telah dihapus (setidaknya demikian halnya dengan saya), dan dengan itu akses langsung ke fitur seperti Galeri Prompt. Saat ini, satu-satunya menu elipsis yang tersedia secara konsisten muncul di layar obrolan baru, yang berarti penemuan cepat hanya terbatas pada memulai percakapan baru. Anda mungkin merasa ini membuat frustrasi – saya tahu saya pernah mengalaminya.

Mengonfigurasi Microsoft Teams sebagai perpustakaan cepat seluruh organisasi?

Di sinilah sebagian besar organisasi berhenti. Perilaku default membiarkan perintah bersama terkubur di dalam permukaan Galeri Prompt untuk pengguna individu, yang tidak masalah bagi orang yang sudah mengetahuinya untuk melihat ke sana. Dengan membagikannya ke tim yang dapat diakses oleh orang-orang, Anda membuatnya tersedia untuk mereka gunakan kembali

Pilih Tim dengan hati-hati

Tim penerima dapat memilih apa pun yang paling mewakili orang-orang yang ingin Anda ajak berbagi. Anda mungkin memutuskan untuk membuat tim perpustakaan cepat khusus, atau Anda dapat membagikannya dengan tim proyek atau departemen yang sudah ada. Pustaka prompt khusus memberi Anda kendali atas siapa yang dapat mengakses. Konvensi penamaan yang eksplisit, seperti Perpustakaan Perintah AI.

Struktur saluran

Saluran di tim perpustakaan harus mencerminkan cara pengguna mencari petunjuk, bukan bagan organisasi. Struktur yang bisa diterapkan berdasarkan pekerjaan yang harus diselesaikan:

• Ringkasan untuk catatan rapat, ringkasan dokumen, dan ringkasan eksekutif.
• Penyusunan untuk email, proposal, dan komunikasi pelanggan.
• Analisa untuk interpretasi data, petunjuk berbasis Excel, dan kritik laporan.
• Terjemahan dan penulisan ulang untuk perubahan nada, konversi bahasa, dan aksesibilitas.
• Saluran fungsional untuk SDM, Keuangan, Hukum, dan pola peran spesifik apa pun yang memerlukan ruangnya sendiri.

Konvensi penandaan dan penamaan

Pencarian dalam aplikasi Prompts pada dasarnya didasarkan pada kata kunci terhadap judul dan deskripsi prompt. Oleh karena itu, konvensi penandaan lebih penting dibandingkan dengan sistem yang diindeks dengan benar. Terapkan pola penamaan seperti [Function] [Audience] [Framework]Misalnya Ringkasan Eksekutif, Dewan, PERAWATAN. Bidang deskripsi harus mencakup model, kerangka kerja yang digunakan, dan format keluaran yang diharapkan.

Tata Kelola

Perpustakaan yang cepat tanpa tata kelola akan menjadi rawa yang cepat. Kuburan perintah yang basi, kontradiktif, atau tidak aman dalam beberapa bulan. Pola tata kelola memerlukan empat komponen:

• Kepemilikan perpustakaan. Satu pemilik yang disebutkan namanya, biasanya pemimpin adopsi Copilot atau pemimpin pusat keunggulan AI, bertanggung jawab atas keanggotaan Tim, struktur saluran, dan kualitas konten.
• Kelompok kurasi. Sekelompok kecil kontributor dengan akses tulis, diambil dari fungsi yang dilayani perpustakaan. Semua orang memiliki akses baca dan dapat meminta penambahan.
• Tinjau irama. Tinjauan triwulanan atas setiap permintaan yang dipublikasikan terhadap perilaku model saat ini, penamaan produk saat ini, dan kebijakan organisasi saat ini. Perintah yang tidak lagi berfungsi, atau mengacu pada produk yang sudah tidak digunakan lagi, akan dihentikan atau ditulis ulang.
• Kontrol versi. Ketika prompt direvisi, catat versi sebelumnya di kolom deskripsi dengan tanggal perubahan dan alasannya. Tanpa ini, Anda tidak dapat mengaudit mengapa suatu keluaran berubah ketika seseorang menantangnya.

Dan mungkin di area inilah galeri cepatnya sedikit kurang – terutama di sekitar kontrol versi. Namun ini adalah permulaan dan lebih baik daripada tidak sama sekali

Dimana hal ini cocok dengan strategi adopsi Copilot yang lebih luas

Memperlakukan Galeri Prompt dan perpustakaan cepat khusus yang menyediakan lapisan penyimpanan dan distribusi untuk perpustakaan cepat seluruh organisasi adalah bagian dari pola yang lebih luas: memindahkan adopsi Copilot dari produktivitas individu ke disiplin operasional. Ini dipadukan dengan kerangka kerja cepat (RTF, CARE, CO-STAR, dan lainnya) untuk struktur yang konsisten, rubrik evaluasi cepat untuk kualitas yang terukur, dan model kematangan yang menjadi tolok ukur di mana suatu fungsi berada dalam perjalanan dari dorongan ad hoc ke penggunaan sistematis. Perpustakaan adalah artefak yang membuat semua hal tersebut terlihat dan dapat digunakan kembali di seluruh organisasi.

Tautan Berguna

Program Pemberdayaan AI | Kopilot Microsoft & Konsultasi AI

Mengapa Program Kopilot Anda Memerlukan Perpustakaan yang Cepat, Bukan Percontohan Lain

Notebook Copilot: Ruang Kerja yang Paling Kurang Digunakan di M365